MO7

 A. Pilihan Ganda

1. a

2. a

3. c

4. b

5. b

6. b

7. b

8. c

9. b

10. b

11. b

12. b

13. b

14. b

15. b

16. a

17. b

18. b

19. b

20. b


B. Uraian


1. Perbedaan antara manajemen puncak, menengah, dan lini pertama serta contohnya dalam proyek pembangunan gedung:


- Manajemen Puncak: Bertanggung jawab atas visi, misi, dan strategi jangka panjang organisasi.  

  Contoh: Direktur Utama menetapkan tujuan strategis proyek gedung agar selesai dalam 2 tahun dengan anggaran tertentu.


- Manajemen Menengah: Menjembatani antara manajemen puncak dan lini pertama. Mereka mengatur unit kerja dan mengkoordinasi pelaksanaan rencana.  

  Contoh:  Manajer proyek merancang jadwal kerja, mengatur kontraktor, dan mengelola anggaran proyek.


- Manajemen Lini Pertama: Mengawasi pelaksanaan langsung di lapangan dan memastikan pekerjaan sesuai rencana.  

  Contoh: Mandor mengawasi tukang bangunan dalam pengecoran fondasi sesuai standar.


2. Langkah-langkah fungsi perencanaan manajemen dan penerapan SMART:


- Langkah-langkah:  

  1. Identifikasi tujuan  

  2. Analisis situasi  

  3. Kembangkan alternatif rencana  

  4. Evaluasi alternatif  

  5. Pilih rencana terbaik  

  6. Implementasi dan pemantauan


- Penerapan SMART dalam proyek:  

  - Specific: Tujuan proyek harus jelas, seperti “membangun gedung 10 lantai.”  

  - Measurable: Ukur keberhasilan, misalnya “selesai dalam 18 bulan.”  

  - Achievable: Dapat dicapai dengan sumber daya yang tersedia.  

  - Relevant: Sesuai dengan kebutuhan organisasi.  

  - Time-bound: Memiliki batas waktu yang jelas.


3. Prinsip “Kesatuan Perintah” (Henry Fayol) dan penerapannya dalam struktur matriks:


- Kesatuan perintah: Setiap karyawan hanya menerima perintah dari satu atasan langsung.  

- Dalam struktur matriks, tantangan muncul karena karyawan mungkin memiliki dua atasan (fungsional dan proyek). Untuk mengatasi ini, perlu kejelasan peran, komunikasi terbuka, dan sistem pelaporan yang jelas agar tidak terjadi konflik perintah.


4. Kelebihan dan kekurangan struktur organisasi divisional & contohnya:


- Kelebihan:

  - Fokus pada hasil akhir per divisi (misal produk/daerah)

  - Tanggapan cepat terhadap pasar atau kebutuhan konsumen


- Kekurangan:

  - Duplikasi sumber daya

  - Potensi konflik antar divisi


- Contoh perusahaan cocok: PT Unilever (divisi produk: makanan, perawatan tubuh, kebersihan rumah)


5. Fungsi pengarahan dan motivasi tim + contoh teori Maslow:


- Fungsi pengarahan mencakup kepemimpinan, motivasi, komunikasi, dan pengambilan keputusan.  

- Motivasi tim meningkat melalui pemberian arahan, tujuan yang jelas, dan dukungan psikologis.


- Contoh Maslow dalam proyek:

  - *Kebutuhan fisiologis*: Gaji & jam kerja jelas

  - Keamanan: Kontrak kerja & asuransi proyek

  - Sosial: Kerja tim yang solid

  - Penghargaan: Pujian atas kerja baik

  - Aktualisasi diri: Diberi tantangan dan tanggung jawab baru


6. Tahapan fungsi pengendalian dan contoh tindakan korektif:


- Tahapan:

  1. Penetapan standar kinerja  

  2. Pengukuran hasil aktual  

  3. Perbandingan antara hasil dan standar  

  4. Tindakan korektif jika ada deviasi


- Contoh tindakan korektif:

  Dalam proyek perangkat lunak, jika waktu pengujian melebihi jadwal, manajer menambah tester atau mengurangi cakupan fitur agar deadline tetap tercapai.


7. Hubungan manajemen dan organisasi dalam proyek TI:


- Manajemen: Mengatur proses dan sumber daya untuk mencapai tujuan proyek.  

- Organisasi: Wadah atau sistem tempat proses manajemen dijalankan.  

- Contoh: Dalam proyek pengembangan aplikasi, manajemen menetapkan rencana sprint, sedangkan organisasi menyediakan tim teknis dan infrastruktur.


8. Faktor yang memengaruhi hubungan manajemen dan organisasi + peran budaya organisasi:


- Faktor: Ukuran organisasi, kompleksitas struktur, teknologi, lingkungan eksternal.  

- Budaya organisasi mendukung efektivitas manajemen dengan nilai-nilai seperti disiplin, keterbukaan, inovasi, dan kerja tim.


9. Tiga tantangan struktur organisasi tim & solusi:


- Tantangan:

  1. Peran tidak jelas → Solusi: Tentukan tanggung jawab tiap anggota sejak awal.  

  2. Konflik antar anggota → Solusi: Fasilitasi komunikasi terbuka dan pelatihan soft skill.  

  3. Kurangnya pemimpin → Solusi: Tetapkan pemimpin tim dengan wewenang jelas.


10. Dukungan manajemen dan organisasi terhadap perubahan (contoh kenaikan biaya material):


- Manajemen: Menyesuaikan rencana anggaran dan mencari alternatif pemasok.  

 - Organisasi: Memberi dukungan struktural seperti akses ke vendor, relasi keuangan, dan wewenang pengambilan keputusan.  

- Contoh kasus: Saat harga baja naik, manajer proyek berkoordinasi dengan tim pengadaan untuk negosiasi ulang kontrak atau substitusi bahan tanpa mengorbankan kualitas.


C. Studi Kasus

Studi kasus : proyek aplikasi E-Commerce

1. Bagaimana manajer proyek dapat mengatasi konflik akibat pelaporan ganda dalam struktur matriks


Dalam struktur matriks, konflik pelaporan ganda terjadi karena anggota tim menerima instruksi dari dua pihak, yaitu manajer proyek dan manajer fungsional. Untuk mengatasi masalah ini di PT Hartono, manajer proyek dapat mengambil langkah-langkah berikut:  

- Menetapkan peran dan tanggung jawab yang jelas sejak awal, sehingga anggota tim memahami kepada siapa mereka harus melapor untuk tugas tertentu.  

- Membuat RACI matrix (Responsible, Accountable, Consulted, Informed) untuk mengklarifikasi setiap peran dalam proyek.  

- Menyelenggarakan komunikasi formal dan rutin antara manajer proyek dan manajer fungsional untuk menyamakan prioritas kerja.  

- Menekankan bahwa dalam konteks proyek, instruksi manajer proyek memiliki prioritas untuk menjaga kelancaran jalannya proyek.  

- Membangun budaya kerja kolaboratif yang memfokuskan semua tim pada keberhasilan proyek, bukan pada kepentingan departemen masing-masing.


2. Langkah-langkah fungsi pengendalian yang dapat diterapkan untuk mengatasi pembengkakan anggaran


Untuk mengatasi pembengkakan anggaran dalam proyek pengembangan aplikasi e-commerce PT Hartono, manajer proyek harus menerapkan langkah-langkah fungsi pengendalian berikut:  

- Melakukan monitoring biaya secara rutin dengan membandingkan biaya aktual terhadap anggaran yang direncanakan.  

- Mengidentifikasi penyebab pembengkakan anggaran dan melakukan analisis penyimpangan untuk menemukan akar masalah.  

- Mengimplementasikan sistem pengendalian perubahan (change control), sehingga setiap perubahan fitur atau kebutuhan baru harus melewati persetujuan formal.  

- Mengoptimalkan sumber daya manusia dan perangkat teknologi untuk meningkatkan efisiensi kerja.  

- Memfokuskan deliverable hanya pada fitur inti yang menjadi prioritas, sementara fitur tambahan dapat ditunda ke tahap pengembangan berikutnya.


3. Jika proyek mengalami keterlambatan 1 bulan, bagaimana manajemen dan organisasi dapat menyesuaikan rencana untuk tetap memenuhi tujuan


Jika proyek PT Hartono mengalami keterlambatan satu bulan, ada beberapa langkah strategis yang dapat dilakukan:  

- Melakukan crash schedule dengan menambah sumber daya atau memperpanjang jam kerja untuk mempercepat penyelesaian tugas.  

- Menerapkan fast-tracking, yaitu menjalankan beberapa aktivitas proyek secara paralel, seperti melakukan pengujian bersamaan dengan pengembangan modul lain.  

- Memprioritaskan penyelesaian fitur utama aplikasi sehingga proyek dapat segera diluncurkan dengan versi minimum viable product.  

- Melakukan revisi jadwal proyek dan berkomunikasi secara transparan kepada seluruh stakeholder mengenai perubahan timeline dan langkah antisipasi yang diambil.  

- Mengevaluasi risiko tambahan akibat percepatan dan menyiapkan mitigasi agar keterlambatan tidak bertambah lebih jauh.

Studi kasus : Proyek Renovasi Kantor


1. Bagaimana manajer proyek dapat menerapkan fungsi pengarahan untuk mengatasi resistensi anggota tim terhadap perubahan jadwal


Manajer proyek PT Hartono dapat menerapkan fungsi pengarahan untuk mengatasi resistensi terhadap perubahan jadwal dengan beberapa cara berikut:  

- Mengkomunikasikan secara transparan alasan perubahan jadwal, termasuk urgensi proyek dan dampak positif bagi semua pihak.  

- Memberikan motivasi dengan menjelaskan manfaat jangka panjang renovasi, seperti peningkatan kenyamanan kerja dan efisiensi operasional.  

- Melibatkan anggota tim dalam penyusunan jadwal baru, sehingga mereka merasa memiliki andil dan lebih menerima perubahan.  

- Mengidentifikasi kebutuhan atau kekhawatiran individu yang resisten dan menawarkan solusi atau kompromi yang realistis.  

- Memberikan penghargaan atau insentif bagi tim yang mampu beradaptasi dengan perubahan, untuk mendorong semangat kerja dan loyalitas.


2. Jelaskan bagaimana struktur organisasi fungsional dapat dioptimalkan untuk mendukung koordinasi antar tim dalam proyek ini


Dalam struktur organisasi fungsional di PT Hartono, koordinasi antar tim dapat dioptimalkan dengan langkah-langkah berikut:  

- Menunjuk koordinator atau perwakilan dari tiap fungsi (kontraktor, desainer interior, staf logistik) untuk berkomunikasi langsung dengan manajer proyek.  

- Menetapkan jalur komunikasi formal yang jelas, misalnya laporan mingguan dan briefing harian singkat untuk pembaruan progres.  

- Menyusun dan menyepakati rencana kerja lintas fungsi di awal proyek, agar masing-masing fungsi memahami ketergantungan tugas mereka satu sama lain.  

- Mendorong penggunaan alat manajemen proyek digital seperti Trello atau Asana untuk memantau tugas dan timeline antar tim secara real-time.  

- Membuat protokol eskalasi masalah, di mana setiap hambatan yang timbul harus segera dilaporkan dan diselesaikan secara kolektif.


3. Usulkan solusi untuk mengatasi kenaikan biaya material, dengan mempertimbangkan fungsi perencanaan dan pengendalian manajemen


Untuk mengatasi kenaikan biaya material dalam proyek renovasi kantor PT Hartono, solusi yang dapat diambil berdasarkan fungsi perencanaan dan pengendalian manajemen adalah:  

- Menyusun ulang anggaran dengan menyesuaikan prioritas, seperti memilih material alternatif yang kualitasnya masih sesuai standar namun lebih ekonomis.  

- Melakukan negosiasi ulang dengan pemasok untuk mendapatkan diskon atau opsi pembayaran yang lebih fleksibel.  

- Menerapkan kontrol ketat terhadap penggunaan material di lapangan untuk menghindari pemborosan.  

- Meninjau kembali scope proyek dan mempertimbangkan pengurangan pekerjaan non-prioritas yang tidak berdampak kritis terhadap tujuan renovasi.  

- Membuat buffer anggaran kecil untuk mengantisipasi fluktuasi harga material di masa mendatang, sehingga proyek tetap dapat berjalan tanpa gangguan besar.


Dengan pendekatan tersebut, PT Hartono dapat menjaga proyek renovasi tetap pada jalurnya tanpa mengorbankan kualitas hasil akhir.


Comments

Popular Posts